EMAIL CHARTER

Vi drukner i emails. Og de mange timer vi bruger på disse mails, genererer endnu mere arbejde for vores venner og kollegaer (den gennemsnitlige tid på at svare på en email, er længere end tiden for den, man har modtaget). Men det kan vi lave om på, hvis vi alle kan blive enige om en gensidig aftale. Derfor dette charter…

10 regler for at vende email-helvedet

1. Respekter modtagerns tid
Dette er den grundlæggende regel. Som afsender, er det din opgave at minimere den tid, din e-mail vil tage at behandle. Selv hvis det betyder at tage mere tid for dig, før du sender.

2. Kort eller langsomt er ikke uhøfligt
Lad os være enige om at give hinanden noget line. I betragtning af den e-mail-belastningen vi alle står over for, er det OK, hvis det tager et stykke tid før svaret kommer. Og det er OK hvis svaret ikke giver detaljerede svar på alle dine spørgsmål. Ingen ønsker at være uhøflig, så undlad at tage det personligt. Vi vil bare have vores liv tilbage!

3. Hyld klarheden
Start med en emnelinje, der tydeligt understreger emnet, og måske indeholder en status kategori [info], [handling], [tid] [prioritet]. Brug enkle og klare sætninger. Hvis en e-mail skal være længere end fem sætninger, så sørg for først at give den grundlæggende årsag til emailen. Undgå mærkelige skrifttyper og farver.

4. Undgå åbne spørgsmål
Det kræver en masse energi at læse en e-mail med fire lange, fyldige tekststykker efterfulgt af “tanker?“. Selv velmente menåbne spørgsmål som “Hvordan kan jeg hjælpe?” er måske ikke så nyttigt. Emailgenerøsitet kræver forenkling, det er nemt at besvare spørgsmål á la “Kan jeg hjælpe bedst ved a) kald b) på besøg eller c) der opholder sig lige ud af det?!”

5. Ryd for unødvendige modtagere
At benytte “cc” er som avle kaniner. For hver modtager du tilføjer, ganger du du den samlede responstid dramatisk. Når der er flere modtagere, skal du ikke som standard benytte ‘Svar alle’. Måske behøver du kun at svare et par mennesker på den oprindelige mail… måske ingen.

6. Klip i konteksten
Nogle emails er afhængige konteksten for at give mening. Hvilket betyder, at det er normalt at medtagede emials der bliver reageret på. Men det er sjældent, at en mail bør udvides til mere end 3 ældre emails. Inden du sender, prøv at skære fra,  hvad der ikke er relevant. Overvej at benytte telefonen i stedet.

7. Udryd vedhæftninger
Brug ikke grafikfiler som logoer og underskrifter, der vises som vedhæftede filer. Folk spilder tiden på at undersøge, om det er noget vigtigt at åbne. Endnu værre er det at sende tekst som en vedhæftet fil, når det kunne have været indsat i selve emailen.

8. Giv disse gaver: EOM NNTR
Hvis din email kan udtrykkes i et halvt dusin ord, sættes disse i emnefeltet, efterfulgt af EOM (= End of Message). Dette sparer modtageren for at skulle åbne meddelelsen. Afslutning af en note med “ingen grund til at reagere” eller NNTR (=no need to reply), er en vidunderlig handling af generøsitet. Mange akronymer forvirre mere end de hjælper, men disse to er forgyldte og fortjener bred vedtagelse.

9. Undgå unødige svar
Du behøver ikke at besvare på alle emails især ikke dem, der selv er et klart svar. En email at sige “Tak for din kommentar. Jeg er med.” har ikke brug for at du svarer “Fint”. Det koster nogen yderligere 30 sekunder at åbne, læse og arkivere.

10. Offline!
Hvis vi alle er enige om at bruge mindre tid på emails, ville vi alle får færre emails! Overvej at planlægge halve dage på arbejde, hvor du ikke kan gå online. Eller en forpligtelse til email-fri weekender. Eller en “auto-respons”, der refererer til dette charter. Og glem så ikke at dufte til roserne.

Du kan læse det originale email charter på engelsk her.